오늘 포스팅에서는 엑셀 최종본으로 표시 기능에 대해 알아보고 최종본으로 표시 설정을 통한 엑셀 읽기 전용 해제하는 방법과 엑셀 파일을 읽기 전용 모드로 설정하고 최종 버전을 저장하는 방법에 대해 설명하겠습니다.
보통 엑셀 문서가 읽기 전용 파일로 생성되어 읽기가 어려운 경우는 보안 목적도 있겠지만 해당 문서가 최종본이라 수정이 어렵도록 하기 위한 경우도 존재합니다.
일반적으로 윈도우 탐색기 등에서 “읽기 전용” 속성을 해제하면 문서의 읽기 전용 모드가 해제되는 것으로 생각할 수 있지만, 최종 버전 설정이 되어 있는 경우 별도의 설정을 통해 읽기 전용 모드를 해제해야 합니다.
마이크로소프트의 대표적인 생산성 도구인 엑셀에서도 이러한 최종 버전 설정이 가능하며, 엑셀 파일을 읽기 전용 모드에서 해제하기 위해서는 별도의 설정이 필요합니다.
이번 포스팅에서는 엑셀 최종본으로 표시가 무슨 기능인지 알아보고 엑셀 읽기 전용 해제(최종본 표시 저장 해제) 및 설정 방법을 정리하겠습니다.
엑셀 최종본으로 표시 기능이란?
엑셀에서 ‘최종본으로 표시’ 기능은 문서를 읽기 전용으로 만들어 변경하지 못하도록 하는 기능입니다. 이 기능을 사용하면 다음과 같은 역할을 합니다:
- 변경 방지: ‘최종본으로 표시’를 활성화하면, 문서가 읽기 전용이 되어 사용자가 실수로 데이터를 변경하는 것을 방지합니다.
- 문서의 완성 표시: 이 기능을 사용하면 문서가 최종 완성된 상태임을 다른 사용자에게 알릴 수 있습니다. 이는 문서가 검토를 마치고 최종본임을 나타냅니다.
- 편집 제한: 최종본으로 표시된 문서는 편집이 제한됩니다. 사용자가 문서를 변경하려고 하면, 엑셀은 문서가 최종본으로 표시되어 편집할 수 없다는 메시지를 표시합니다.
- 보안 기능이 아님: 중요한 점은 이 기능이 보안 기능이 아니라는 것입니다. 사용자는 언제든지 ‘최종본으로 표시’를 해제하고 문서를 편집할 수 있습니다. 따라서, 중요한 정보를 보호하기 위해서는 다른 보안 조치를 취해야 합니다.
- 시각적 표시: 문서를 열 때 ‘최종본’으로 표시되어 있다는 것을 알리는 배너나 메시지가 표시될 수 있습니다. 이는 사용자가 문서가 최종본임을 쉽게 인식할 수 있도록 합니다.
이 기능은 주로 문서의 최종 버전을 공유할 때 유용하며, 사용자가 실수로 중요한 정보를 변경하는 것을 방지하기 위해 사용됩니다. 그러나 강력한 보안 기능이나 편집 완전 차단 기능은 아니므로, 보다 엄격한 문서 보안이 필요한 경우 다른 방법을 고려해야 합니다.
엑셀 최종본으로 표시 설정을 하면
엑셀 문서를 읽기 전용으로 설정하면 다음과 같은 팝업 창이 나타납니다.
“편집이 완료되었으며 이 버전이 최종 문서 버전이므로 이 문서가 최종본으로 표시되었습니다.”
문서가 최종본으로 표시되면 상태 속성이 “최종본”으로 설정되며 입력, 편집 명령 및 언어 교정 표시가 비활성화됩니다. 또한, 화면 상단에 “최종본으로 표시됨 – 편집을 막기 위해 작성자가 이 통합 문서를 최종본으로 표시했습니다.”라는 메시지가 표시됩니다.
이로써 문서가 최종 버전으로 설정되면 입력 및 편집 명령이 비활성화되며, 최종본으로 표시된 것을 확인할 수 있습니다. 엑셀에서 이러한 설정을 해제하려면 “통합 문서 보호”를 선택하면 됩니다.
다음 섹션에서는 이러한 엑셀 최종본으로 표시를 통한 엑셀 읽기 전용 해제 및 설정 방법에 대해 정리해보았습니다.
엑셀 읽기 전용 해제 및 설정 방법 (최종본으로 표시 설정)
최종본으로 표시 설정을 통해 엑셀 읽기 전용 해제 및 설정 방법에 대해 자세히 정리하면 아래와 같습니다.
1. 엑셀 파일 열기 및 “파일” 메뉴 선택:
먼저 작업이 완료된 엑셀 문서를 열고, 화면 상단에 있는 “파일” 탭을 클릭합니다.
2. “정보” 탭으로 이동하고 “통합 문서 보호” 선택:
파일 탭을 클릭하면 여러 설정 항목이 나타납니다. 여기서 좌측에 위치한 “정보” 탭을 선택한 후, 우측에 있는 “통합 문서 보호”를 클릭합니다. 이 기능은 다른 사용자가 문서를 수정하는 것을 제어하는데 사용됩니다.
3. “최종본으로 표시” 옵션 선택하고 “확인” 클릭:
“통합 문서 보호”를 선택하면 팝업 창이 나타납니다. 여기서 스크롤을 내려서 가장 하단에 있는 “최종본으로 표시” 옵션을 선택합니다. 이 옵션은 문서가 최종 버전임을 나타내고, 다른 사람이 해당 문서를 수정하지 않도록 막아줍니다.
참고로 엑셀 읽기 전용 해제를 위해 최종본으로 표시 설정을 끄기 위해서도 동일하게 해당 버튼을 선택해주면 됩니다. (최종본으로 표시된 경우 아래 이미지와 같이 “이 통합 문서는 더 이상 편집하지 않도록 최종본으로 표시되었습니다.”라는 내용이 나타납니다.)
최종본으로 설정하면 팝업 창이 나타납니다. 이 창에서는 통합 문서를 최종본으로 표시하고 저장할 것인지 확인하는 메시지가 표시됩니다.
위와 같은 방법으로 최종 버전으로 고정 또는 해제를 통해 엑셀 읽기 전용 해제 또는 설정이 가능합니다. 엑셀 최종본으로 표시 설정하면 다른 사용자가 파일을 수정하지 못하게 할 뿐 아니라 문서가 최종 버전임을 나타내므로 더 이상의 수정이 원치 않는 경우 유용합니다.
파일 자체 엑셀 읽기 전용 해제 방법
추가로 파일 자체에 대한 “읽기 전용” 설정이 있는 경우에는 다음과 같이 해제할 수 있습니다.
- 해당 파일을 윈도우 탐색기에서 찾아서 마우스 오른쪽 버튼을 클릭합니다.
- 나타나는 메뉴에서 “속성”을 선택합니다.
- “속성” 창에서 “읽기 전용” 항목의 체크를 해제하면 파일의 “읽기 전용” 속성이 해제됩니다.
이렇게 하면 파일 자체에 걸린 엑셀 읽기 전용 해제가 가능합니다. 최종본이 아닌 여러 가지 이유로 엑셀 파일이 읽기 전용 모드로 설정되어 있는 경우도 있을 수 있으니 이를 고려하여 설정을 변경하면 됩니다. 이러한 경우는 마이크로소프트 지원 페이지 여기링크에서도 가볍게 안내하고 있습니다.
이번 포스팅에서는 엑셀 최종본으로 표시가 무슨 기능인지 알아보고 엑셀 읽기 전용 해제(최종본 표시 저장 해제) 및 설정 방법을 정리해보았습니다.
앞선 포스팅에서 정리한 엑셀 관련 글은 아래와 같습니다.
엑셀 매크로 차단 해제 2가지 방법 (매크로 차단 해제 안될 때 해결 꿀팁)